NewBlog: November 2009

Perancangan Sistem Informasi
Proposal
Sistem Informasi Hotel

Oleh :
Ade Hari K. (08.41010.0400)
Wahyu Kurniawan (08.41010.0419)
Dimas Priambodo (08.41010.0420)

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer
Surabaya
2009/2010

BAB I
SISTEM INFORMASI HOTEL

1. 1 Latar Belakang
Dewasa ini bisnis perhotelan berkembang begitu pesat. Hal ini disebabkan karena begitu banyaknya bermunculan hotel-hotel. Mulai dari hotel kecil sampai hotel berbintang. Dengan keadaan yang seperti itu, maka persaingan di dunia Perhotelan semakin ketat. Dalam hal ini, suatu hotel harus mempunyai keistimewaan agar lebih unggul dibanding hotel yang lain. Disini Sistem Informasi berperan sangat penting. Sebab bila hotel tersebut mempunyai Sistem Informasi yang baik, maka pelayanan hotel tersebut juga akan berjalan dengan baik juga.
Melihat perkembangan Teknologi Informasi yang begitu pesat, maka Sistem Informasi yang kini digunakan juga harus memanfaatkan Teknologi (Komputerisasi). Hal ini bertujuan agar Sistem Informasi dapat bekerja semakin efisien dan lebih diharapkan lagi agar menjadi langkah yang efektif agar kepuasan customer bisa tercapai. Lebih-lebih agar tujuan Hotel tersebut dapat terwujud.
Aktifitas yang terjadi di dalam hotel bisa kita contohkan sebagai berikut: Tamu hotel memesan kamar (booking), petugas front office langsung membuka program dan mendata pemesanan. Sistem Informasi kemudian menginformasikan data-data kamar yang sudah dipesan, dan memberitahukan jika kamar tersebut telah dipesan oleh tamu lain. Pada hari tamu datang (check-in), petugas akan diingatkan bahwa tamu tersebut akan melakukan check-in. dan semua tagihan secara otomatis. Saat tamu keluar (check-out) dan melakukan pembayaran, kuitansi pembayaran akan dicetak oleh program. Pemesanan kamar atau kamar tamu yang sedang dipakai dapat dialihkan ke kamar lain sesuai keinginan tamu/hotel. Tagihan dan pembayaran kamar dapat di rinci per kamar maupun per tamu. Untuk menyiapkan strategi pemasaran hotel, Manajer Hotel memerlukan data-data tamu dan kamar secara cepat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Dan Sistem Informasi ini juga ditujukan untuk hal menunjang manager agar dapat melakukan tugasnya lebih effektif.
Sistem informasi hotel ini merupakan Sistem Informasi yang membantu petugas front office untuk menangani semua informasi berkaitan dengan kamar, tamu dan pengunjung hotel serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen dalam mengembangkan promosi hotel.

1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan Latar Belakang di atas, maka dapat di rumuskan permasalahan sebagai berikut, yaitu:
1. Apakah cara yang digunakan untuk memudahkan petugas front office hotel dalam menangani semua informasi kamar, tamu dan pengunjung hotel, serta membuat beragam laporan yang diperlukan sehingga pelayanan kepada tamu dan pengunjung menjadi lebih maksimal, cepat dan akurat?
2. Apakah cara yang digunakan untuk memudahkan Manajer Hotel dalam mengawasi operasional hotel sehari-hari dan mengevaluasi kemajuan penerimaan/pendapatan hotel sehingga dapat diambil keputusan yang tepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan hotel?
3. Apakah cara yang digunakan untuk dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik mengenai hotel Anda dan mereka akan kembali lagi ataupun menceritakan kepada orang lain tentang kepuasan pelayanan yang diterimanya?

1.3 Batasan Masalah
Agar permasalahan yang dibahas lebih fokus dan berbobot, maka pembatasan masalah yaitu melingkupi:
1. Sistem Informasi Pemesanan Kamar
2. Sistem Informasi Check In
3. Sistem Informasi Penggunaan Fasilitas
4. Sistem Informasi Check Out

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat di tentukan beberapa tujuan mengapa kita menggunakan Sistem Informasi tersebut. Dan Tujuannya adalah sebagai berikut, yaitu:
1. Untuk memudahkan petugas front office hotel dalam menangani semua informasi kamar, tamu dan pengunjung hotel, serta membuat beragam laporan yang diperlukan sehingga pelayanan kepada tamu dan pengunjung menjadi lebih maksimal, cepat dan akurat?
2. Untuk memudahkan Manajer Hotel dalam mengawasi operasional hotel sehari-hari dan mengevaluasi kemajuan penerimaan/pendapatan hotel sehingga dapat diambil keputusan yang tepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan hotel?
3. Apakah cara yang digunakan untuk dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik mengenai hotel Anda dan mereka akan kembali lagi ataupun menceritakan kepada orang lain tentang kepuasan pelayanan yang diterimanya?

BAB II

LANDASAN TEORI
Hotel adalah tempat yang mempunyai fungsi utama yaitu sebagai tempat menginap dan atau beristirahat. Namun hotel juga mempunyai fungsi-fungsi lain, salah satunya adalah sebagai tempat seminar, atau acara-acara lain seperti pernikahan dan sebagainya. Oleh karena itu, agar hotel bisa lebih unggul, maka haruslah mempunyai pelayanan dan fasilitas yang baik. Hal ini juga terjadi akibat adanya persaingan dalam bidang perhotelan yang semakin ketat.Untuk itu, maka Hotel harus memiliki Sistem Informasi yang baik.
Di dalam Sistem Informasi hotel terdapat beberapa sub sistem- sub sistem, antar lain:
1. Pesan Kamar : Suatu kegiatan yang dilakukan oleh Customer kepada Front Office untuk memberi Informasi bahwa Customer tersebut akan memesan kamar.
2. Check In : Aktifitas yang dilakukan untuk memberitahukan bahwa Customer telah siap menempati kamar yang telah dipesan sebelumnya.
3. Penggunaan Fasilitas : Kegiatan yang dilakukan Customer dengan tujuan agar Customer bisa menggunakan Fasilitas –fasilitas yang ada di Hotel tersebut.
4. Check Out : Kegiatan yang bertujuan untuk mengkonfirmasi bahwa Customer telah akan meninggalkan atau keluar dari Hotel

BAB III
ANALISA dan PERANCANGAN SISTEM

1. DOCUMENT FLOW
1.1 Pesan Kamar

1.2 Check In

1.3 Penggunaan Fasilitas

1.4 Check Out

2. INVENTARIS DATA
2.1 Pesan Kamar
No NAMA DATA / INFORMASI ARAH ALIRAN ENTITY
1 Laporan Pesan Kamar Keluar Sistem Manager
2 Bukti Pesan Kamar Keluar Sistem Customer

2.2 Check In
No NAMA DATA / INFORMASI ARAH ALIRAN ENTITY
1 Laporan Penempatan Kamar Keluar Sistem Manager

2.3 Penggunaan Fasilitas
No NAMA DATA / INFORMASI ARAH ALIRAN ENTITY
1 Laporan Penggunaan Fasilitas Keluar Sistem Manager , Customer

2.4 Check Out
No NAMA DATA / INFORMASI ARAH ALIRAN ENTITY
1 Bukti Pembayaran Keluar Sistem Customer
2 Laporan Keuangan Keluar Sistem Pimpinan

3.1 DIAGRAM KONTEKS